Prozessmanagement: unklare Zuständigkeiten


Unklare Zuständigkeiten – Aufgaben des Prozessmanagements

Zuständigkeiten der Mitarbeiter sind nicht eindeutig definiert

Ursachen:
• Kompetenzgrenzen hinsichtlich Zeichnungsberechtigung bis zu einem bestimmtem Bestell- bzw. Auftragswert sowie weitere Unterschriftenregelung fehlen
• Vertreterregelungen sind oft unklar
• Eindeutige Zuordnung von Bearbeitern zu Tätigkeiten fehlt

Lösungsansatz: verbessertes Prozessmanagement

Die Stellenbeschreibungen sollten verfeinert und dabei auf alle vom Stelleninhaber auszuführenden Tätigkeiten im Rahmen der nun vorliegenden Prozesslandschaft eingegangen werden. Weiterhin müssen Kompetenzgrenzen festgelegt werden. Diese sind zur rechtlichen Absicherung der Mitarbeiter und der Firma (bei Haftungsgründen) essenziell wichtig. Derartige Grenzen sind derzeit nur implizit vorhanden, was zu einer Verunsicherung der Mitarbeiter führt. Beispiel: „Lieber frage ich einmal mehr nach, als dass ich nachher an irgend etwas schuld bin“.
Es sollte ein Erfahrungsaustausch zwischen dem kaufmännischen und dem technischen Bereich stattfinden, um Summengrenzen, bis zu denen Stelleninhaber eigenständige Entscheidungen treffen dürfen, eindeutig festzulegen. Prinzipiell scheint es diese Grenzen zu geben, es bedarf aber eines verbindlichen, expliziten, von allen Betroffenen gegengezeichneten Regelwerks. So wird vermieden, dass Arbeitszeit durch überflüssiges Nachfragen verloren geht oder dass Verantwortliche bei Entscheidungen übergangen werden. Aufgrund der implizit bekannten Regelungen sollte dieses Problem einfach und schnell zu lösen sein.

Prozessorientierung fördern

Eine schrittweise einzuführende und stetig auszubauende Orientierung auf die (i.a. stellenübergreifenden) Prozesse sollte über die eindeutige Zuordnung von Bearbeitern zu den einzelnen Tätigkeiten eines Prozesses das Problem des „Liegenbleibens“ oder Mehrfachbearbeitung von Aufgaben lösen („Prozessorientierung“).
Vertretungsregelungen müssen klar definiert und auch umgesetzt werden. Da dies von besonderer Bedeutung ist, werden in einem speziellen Abschnitt dieses Handbuchs („Vertretungskonzept“) diesbezügliche Vorschläge unterbreitet und den entsprechenden Anhängen formal dargestellt.

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Über Wirtschaftsinformatik

Wissensmanagement Berlin-Brandenburg, Blogger zu den Themen Wirtschaftsinformatik, Wissensmanagement , Informationsmanagement, und Prozessmanagement, sowie zum Leben in Berlin und Brandenburg. Ach ja, und Games. Computerspiele aller Art, Speiele für PC, XBOX, WII, Stretegiespiele, Action, Ego Shooter, einfach alles ;-) Wirtschaft, Betriebswirtschaftslehre (BWL) und Wirtschaftswissenschaften in Schule und Studium sind weitere Themen, die mich beschäftigen Außerdem mag ich Pflanzen und Tiere und allgemein die Natur - Haustiere nicht zu vergessen. Training und Kraftsport sind mir wichtig um fit und in Form zu bleiben.
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Eine Antwort zu Prozessmanagement: unklare Zuständigkeiten

  1. Bachelor schreibt:

    Ohne Prozessmanagement und Prozessorientierung geht es nicht, klar definierte Prozesse sind die Basis für funktionierende Abläufe in Unternehmen und Organisationen beliebiger Größe.

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