Dokumentenmanagement


Unter Dokumentenmanagement ist die Verwaltung von Dokumenten zu verstehen.

Verwaltung bedeutet hier, dass Dokumente aller Art die Informationen enthalten gelagert , indiziert und geordnet werden müssen, Versionskontrolle bei der Bearbeitung und Wiederauffindbarkeit sind während des gesamten Lifecycle eines Dokuments zu gewährleisten: Eine Information entsteht , wird archiviert , muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, soll wieder gefunden werden, kann 5 bearbeitet oder aktualisiert werden, muss gepflegt und verwaltet werden und wird zu einem festgelegten Zeitpunkt gezielt gelöscht.

Das betrifft in verschiedenen Formaten vorliegende elektronische Dokumente. Diese sollen mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) verwaltet werden. Dokumentenmanagement hilft, vermeidbare Speicherplatzkosten, verursacht durch die Mehrfachspeicherung von Dokumenten zu reduzieren. Unklarheiten bezüglich der Aktualität und Gültigkeit von Dokumenten werden beseitigt , ebenso wie das ungewollte, zufällige und parallele Arbeiten am selben Dokument und die dadurch entstehende Mehrarbeit . Ein DMS sollte fähig sein, beliebige Zugriffsberechtigungskonzepte abzubilden und so Datensicherheit und Datenschutz gewährleisten. Zugriffe auf und Veränderungen an Dokumenten werden aufgezeichnet um Datenverlust vorzubeugen. Weitere Eigenschaften, die ein DMS haben sollte sind visualisierte Ordnerstrukturen und Arbeitsbereiche, eine datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Kategorisierung und Indizierung von Dokumenten sowie die Unterstützung diverser Suchtechnologien.

Das vom Betriebssystem bereitgestellte Dateisystem schränkt den Benutzer in seiner natürlichen Denk- und Arbeitsweise ein. Das Dateisystem bietet lediglich die Möglichkeit, fünf Suchkennzeichen zur Identifikation von Dateien zu nutzen, nämlich Dateiname, Pfad, Dateityp, Größe und das Änderungsdatum. Zwar können so Dateien(= Dokumente) und dar in enthaltene Information identifiziert werden, die Möglichkeiten zur Klassifizierung sind aber dauerhaft beschränkt. Dieser Nachteil wiegt besonders schwer, wenn man in Netzwerken arbeitet, in denen man Informationen für andere Mitbenutzer kennzeichnen möchte. Der Benutzer ist so gezwungen, wesentliche Suchmerkmale innerhalb eines Ordnungssystems zu hinterlegen, das sich 7 auf die fünf starr vorgebenen Indexierungsmöglichkeiten begrenzt.

Beispiel: Ein Anwender legt einen Ordner „eGovernment “ und einen Unterordner „SPS“ an und betitelt das Dokument „Konzept DMS für die Verwaltung“. Damit weitere Personen dieses Dokument nun finden können, müssten sie allgemeine Regeln fest legen, wie Informationen abgelegt werden. In kleineren Unternehmen mag dies noch möglich sein, ein Wissens- Management über Abteilungsebene hinweg, geschweige denn hochschulweit, ist aber unter diesen Voraussetzungen unmöglich. Wird nun eine Datei gesucht , von der weder die genaue Ablagestruktur noch der Dateiname bekannt sind, wird ein zeit raubender Suchlauf notwendig. Der Zeitverlust ergibt sich aus der Tatsache, dass die Kategorien( Indizierungsmöglichkeiten) nicht zentral in einer Datenbank verwaltet werden, sondern in der Dateistruktur selbst (auf der lokalen Platte oder auf Servern im Netzwerk) gespeichert sind. Man muss sich also unter Umständen durch unzählige Ordner und Unterordner klicken und jedes Mal den Ordnerinhalt visuell erfassen. Darüber hinaus gestattet das Dateisystem weder die Verwaltung mehrerer Versionen desselben Dokuments noch die Möglichkeit , den Lebenszyklus eines Dokuments nachzuverfolgen. Aufgrund dieser Einschränkungen im Dateisystem wurden DMS geschaffen, die dem Anwender die fehlenden 8 Verwaltungsfunktionen (wie beliebige Indexierung, Rechtekonzepte, Versionierung) zur Verfügung stellen.

Dadurch, dass eine nahezu uneingeschränkte Aufstellung und Vergabe von Suchkennzeichen möglich ist , kann ein Dokument aus verschiedenen „Blickwinkeln“ der Anwender identifiziert werden. Die oben erwähnt Datei könnte beispielsweise über die Suchkategorien „DMS“, „SPS“, „Verwaltung“ oder „eGovernment “ indexiert werden. Jede Kategorie für sich oder eine Kombination aus allen kann zur Identifizierung des Dokuments verwendet werden. Damit wird für den Benutzer das Datei- Management zum Dokumenten-Management . Durch den Einsatz einer Datenbank, in der die Klassifizierungsinformationen gespeichert werden, ist bei der Suche nach einem Dokument nur noch ein Zugriff auf die Datenbank erforderlich. Sie liefert dem DMS die Dokument identifikation, über die das Dokument vom Speicherort abgerufen und dem Benutzer direkt zur Verfügung gestellt wird. Spezielle Klassifizierungsmasken sollen dem Nutzer helfen, die Klassifizierung des Dokuments vorzunehmen bzw. eine Kategorie zum Ablegen des Dokuments anzulegen.

Die oben geschilderten Nachteile aus den Einschränkungen des Dateisystems werden hierdurch aufgehoben. Der eigentliche Mehrwert der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems für Unternehmen, Hochschulen und Forschungseinrichtungen entsteht vor allem, wenn einst erstellte Dokumente nach längerer Zeit aufgrund betrieblicher oder gesetzlicher Erfordernisse wiederaufgefunden werden müssen.

Advertisements

Über Wirtschaftsinformatik

Wissensmanagement Berlin-Brandenburg, Blogger zu den Themen Wirtschaftsinformatik, Wissensmanagement , Informationsmanagement, und Prozessmanagement, sowie zum Leben in Berlin und Brandenburg. Ach ja, und Games. Computerspiele aller Art, Speiele für PC, XBOX, WII, Stretegiespiele, Action, Ego Shooter, einfach alles ;-) Außerdem mag ich Pflanzen und Tiere und allgemein die Natur.
Dieser Beitrag wurde unter Dokumentenmanagement, Wissensmanagement abgelegt und mit , , , verschlagwortet. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink.

Schreiben Sie einen Kommentar zu diesem Artikel unseres Magazins für Wissensmanagement, Informationsmanagement, und Prozessmanagement:

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s