Reference Manager


Das Referenz-Datenbank Management System Reference Manager  ist ein Referenz- Datenbank Management System – Seine Hauptaufgabe besteht darin, bibliografische Referenzen in Datenbanken zu speichern und zu verwalten sowie Suchfunkt ionen über diese bereit zu stellen. Des Weiteren werden das Erstellen von Bibliografien und das korrekte Zit ieren während der Dokumentenbearbeitung unterstützt . Die Zitate und Bibliografie dieser Arbeit wurden zur Verdeut lichung der Funkt ionsweise dieser Features mit Hilfe des RefMan erstellt und formatiert.

Unter einer Referenz wird ein in Texten 30 gegebener Hinweis auf die Quelle des Textes verstanden. Eine Reference Manager Datenbank kann unterschiedliche Quellentypen enthalten, im Programm werden diese Referenztypen genannt und im Feld „Ref. Type“ gespeichert . Es gibt 35 vordefinierte Referenztypen aus denen man beim Eint ragen einer neuen Referenz in eine Datenbank auswählen kann. Das Spekt rum reicht von „Abst ract “ über „Journal“ bis hin zu „Book“, „Video Recording“ oder „Audiovisual Material“. Ausreichende System-Ressourcen vorausgesetzt können theoret isch unbegrenzt viele Datenbanken mit jeweils einer uneingeschränkten Zahl von Referenz-Eint rägen erstellt werden.

Alle Text -Datenfelder sind in ihrer Länge variabel und können fast jede Art von Informat ion enthalten. Der Reference Manager wurde zwar auf die Verwaltung bibliografischer Referenzen zugeschnit ten, könnte aber theoret isch auch beliebige andere Datensätze speichern und verwalten. Zu diesem Zweck könnten die vordefinierten Referenztypen modifiziert und neu hinzugefügt werden. Jeder Referenzdatensatz kann bis zu 37 Felder enthalten.

Reference Manager  als DBMS erlaubt es, Datenbanken und externe Quellen zu durchsuchen, Datensätze zwischen verschiedenen Datenbanken zu kopieren und zu verschieben sowie Datensätze innerhalb einer Datenbank zu editieren oder zu sortieren. Die grafische Benutzeroberfläche des RefMan ist zweigeteilt , im unteren Teil werden die Datensätze der ausgewählten Datenbank dargestellt und im oberen Fenster alle Felder des jeweils ausgewählten Datensatzes. 31 Die Sicht auf die Referenzenliste der Datenbank kann an individuelle Nutzerbedürfnisse angepasst werden, so kann man beispielsweise auswählen, welche Felder der Referenz-Datensätze in der Übersicht erscheinen sollen.

Suchfunktionen Reference Manager Datenbanken können nach Einträgen, die bestimmten, festgelegten Kriterien entsprechen, durchsucht werden. Ein Eintrag ist ein Datensatz, der 32 Datenfelder enthält die sich auf die in diesem Eint rag gespeicherte Referenz beziehen.

Sämtliche Felder einer Referenz können durchsucht werden, hier eine Übersicht über At t ribute(= Felder) eines Referenz-Datensatzes: Im Bild links sehen Sie einen Screenshot , der eine Liste möglicher At t ribute für Referenzeint räge darstellt . Im Programm kann für jedes Datenfeld ein Wert eingegeben beziehungsweise ausgegeben werden, dies ist jedoch nicht zwingend, Felder können auch keine Daten enthalten.

Die Namen der Datenfelder wie „Ref Type“, „Publisher“ etc. sind weitgehend selbsterklärend, eine deutschsprachige Version der Software gibt es derzeit nicht . Die Felder „User Def 1-5“ sind Wildcard- Datenfelder, sie können vom Anwender im Rahmen der Konvent ionen beliebig benannt und belegt werden. Der einzut ragende Referenztyp best immt die angezeigten Feldnamen, im Bild sind es die des Typs „Generic“. Abb 6: RefMan At t ribute 33 Jedes dieser Felder kann einzeln nach Ausdrücken durchsucht werden, für sich alleine oder in Kombinat ion mit der Suche nach anderen Ausdrücken in anderen Feldern. Natür lich ist auch die Suche in allen Feldern gleichzeit ig möglich. Liefert die Suche wie im Beispiel unten nach dem Ausdruck “government “ im Feld „Tit le“ eine unüberschaubare Anzahl Ergebnisse, so kann man die Ergebnismenge dadurch einschränken, dass man etwa zusätzlich noch nach einem best immten Erscheinungsdatum sucht.

Man sucht also folgendermaßen in der RefMan-Suchmaske nach Referenzen deren Titel „government “ enthält , und erschienen im Jahre 2000: Abb 7: RefMan Suche Hier wurden die Felder „Tit le, primary“ und „Date, primary“ aller Datensätze der Potsdamer eLoGo- Datenbank durchsucht . I n der rechten Spalte „Results“ kann man in der ersten Zeile die Anzahl der Treffer für Parameter „government “ im Feld „Tit le, primary“ ablesen. I n Zeile 2 werden nur noch diejenigen Treffer angezeigt für die Zeile 1 UND Zeile 2 zut rifft , in diesem Beispiel drei. Operatoren heißen Connector und können UND(AND) , ODER(OR) , oder EXKLUSIVES ODER(XOR) sein. Eine auf diese Art entworfene kann zur späteren 34 Wiederverwendung gespeichert werden. Die gefundenen Datensätze werden standardgemäß in einem neuen Fenster in einer sonst leeren Ergebnis-Datenbank angezeigt. Es besteht außerdem die Möglichkeit , mehrere geöffnete Datenbanken zu durchsuchen und die Ergebnismengen zusammenzufassen.

Term Lists/ Term Manager:

RefMan arbeitet mit so genannten Term Lists. Diese gibt es ausschließlich für die Felder „Author“, „Peridodical“ und „Keywords“ innerhalb einer Datenbank. Sie enthalten alle in diese Felder einget ragenen Terms(= Ausdrücke) in alphabet ischer Reihenfolge und erscheinen unter Anderem als PopUp-Fenster wenn man bei der oben beschriebenen Suche nach Referenzen in das „Parameter“-Feld rechtsklickt und „Browse“ wählt .

Termlists können auch über den Termmanager aufgerufen werden, dieser ist über den Menüpunkt „Tools“Æ „Termmanager“ oder mit tels Klick auf das entsprechende I con der Wekzeugleiste erreichbar. Terms(Ausdrücke) ähnlicher Art wie beispielsweise verschiedene Schreibweisen für Keywords oder Autoren können zu Gruppen zusammengefasst werden, so können in etwa die uneinheit lichen Schreibweisen für eGovernment (bzw. E-Government , Elect ronic Government ) zusammengefasst werden. Dies dient zur Vereinfachung von Suchabfragen, wird nun ein Term aus einer Gruppe gesucht wird die Suche automatisch auf alle 35 in der Gruppe enthaltenen Terms ausgeweitet . Auch verschiedene Abkürzungen und Schreibweisen für Magazine können zusammengefasst werden, so dass man für jede Literaturliste(Bibliographie) ein best immtes Format für die Aufführung von Journalen wählen kann. Diese Möglichkeit zur Best immung von synonymen Terms kann auch zur Vereinheit lichung von Sprachbesonderheiten (American English/ Brit ish English) genutzt werden. Im Term Manager können Terms geändert und Synonymen zugewiesen werden. Um Term Lists zu ändern muss die bet reffende Datenbank mit dem „Read/Write exclusive“ At t ribut geöffnet sein. Des Weiteren besteht die Möglichkeit , mittels „Quick Retrieval“ Suchabfragen für ausgewählte Terms direkt aus dem Term Manager zu starten.

Online Suche

Äquivalent zur lokalen Suche können auch im I nternet veröffent lichte Datenbanken durchsucht werden. Man setze das Häkchen für „ I nternet Search“ und wähle „Z39.50 sites“ oder eine der anderen vorgeschlagenen 37 Opt ionen. Z39.50 sowie die anderen Opt ionen sind Suchprotokolle, ANSI -Z39.50 ist weltweit am verbreitetsten. Neue Hosts können hinzugefügt werden, die Eigenschaften und Verbindungsinformat ionen eines in der Liste vorhandenen Hosts können verändert werden.

Wenn ein Host Z39.50 nicht unterstützt können Daten von diesem Host immer noch als Textdatei gespeichert werden und später über einen Import Filter import iert werden. Damit ein RefMan Client direkt mit dem Server synchronisiert werden kann muss der Server eine Z39.50 Schnit tstelle haben, was der Web Publisher nach meinem derzeit igen Kenntnisstand nicht hat . Daher können Datenbanken auf dem Server gegenwärt ig nur über eine Web Publisher-Site von außerhalb der FH bearbeitet und durchsucht werden. Um Referenzen vom Server zum Client zu kopieren müssen diese erst manuell als Textdatei (z.B. RIS-Format ) gespeichert und anschließend lokal import iert werden.

Import Filter-Konzept / Editor:

Import Filter dienen dazu, die in import ierten Referenzen enthaltenen Informationen korrekt und lesbar im Reference Manager 11 abzubilden. Jeder Anbieter von I nformat ionen organisiert Referenzdaten auf seine eigene Weise, für jeden Anbieter muss also ggf. ein spezieller Filter exist ieren. RefMan wird bereits mit einer Vielzahl vorgefert igter Filter ausgeliefert , neue Filter können von 39 der RefMan-Homepage http://www.refman.com downgeloadet werden. Mit dem Import Filter Editor, der als separates Programm im Reference Manager-Verzeichnis liegt und über das „Tools“-Menü erreichbar ist , können bestehende Filter angepasst oder neue Filter erstellt werden. Dabei wird davon ausgegangen, dass die zu import ierenden Referenzen tagbasiert in Textdateien gespeichert sind. Eine Textdatei kann beliebig viele Referenzen enthalten.

Referenzen exportieren

Beim Export von Referenzen aus einer Datenbank werden diese in einer Textdatei gespeichert und entsprechend des gewählten Output -Formats gespeichert . Folgende Formate stehen zur Verfügung:  RIS ist ein Übert ragungsformat , das Text styles wie bold oder italic mit übergibt .Spezial-Format , berücksicht igt die MEDLARS- tags der US Nat ional Library of Medicine. Felder werden durch kommas get rennt , dieses Format kann beispielsweise von MS Excel gelesen werden. Äquivalent zu Comma Delimited (aka Comma Separated, .csv) , nur mit tabs antstat t kommas. XML-Format des RefMan Wie bei den meisten RefMan-Operat ionen kann man wählen, ob markierte, unmarkierte oder hervorgehobene Referenzen export iert werden sollen. Für weitergehende Informat ionen halte man sich an die (englischsprachige) Hilfe des Herstellers, zu finden in der RefMan Programmgruppe im Windows Start -Menü oder unter.

Cite While You Write für Word2000 und neuer, WordPerfect:

Word: Zusätzliche Symbolleiste bzw Menüpunkt Reference Manager erscheint unter „Ex ras“. Man kann nun über „ Insert Citation“ Referenzen auswählen, die als Zitat nach 41 dem Cursor eingefügt werden und ausführlich in die automat isch generierte Literaturliste am Ende des Dokuments aufgenommen werden. Dazu muss man MS Word nicht verlassen, der Reference Manager 11 muss jedoch im Hintergrund akt iv sein. Für Zitierweisen und Bibliogafien stehen eine Vielzahl von Formaten zur Verfügung.

Datenbanken veröffentlichen mit dem Web Publisher:

Mit dem Reference Manager Web Publisher können Datenbanken über Web Publisher Seiten im Netzwerk veröffentlicht werden. Jeder mit Zugriff auf die Web Publisher-Seite kann veröffentlichte Datenbanken durchsuchen, Referenzen exportieren, Bibliografien erstellen und, wenn die Datenbank mit Read/Write Zugang veröffent licht wurde, Referenzen editieren oder löschen. Hier einige Basisinformat ionen zum Web Publisher:

  • Web Publisher ist ein Apache Web Server der nur mit Reference Manager 11 benutzt werden kann, er läuft auf dem Rechner auf dem Reference Manager 11 installiert ist .
  • Die IP Adresse des Computers mit der Reference Manager Installation und eine Portnummer werden benöt igt um den Web Publisher einzusetzen – DerRechner mit Reference Manager  und Web Publisher muss natürlich im Dauerbet rieb laufen und 42 über TCP/ IP mit dem Internet verbunden sein um den Zugang übers Internet zu jeder Zeit zu gewährleisten
  • Während der Web Publisher läuft erscheinen mindestens eine I nstanz von RM11.exe und mindestens zwei I nstanzen von Apache.exe in der Prozesse- Schautafel des Windows Task Manager . Das ist normal bzw notwendig. – Wenn eine veröffentlichte Datenbank im Reference Manager  mit Read-Write Exclusive Rechten geöffnet ist , ist sie während dieser Zeit auf der Web Publisher Seite nicht verfügbar
  • Wenn der Web Publisher gerade erst gestartet wurde kann es eine Weile dauern bis Die Web Publisher Seite geladen ist . Der Web Publisher befindet sich im Tools-Menü des Reference Manager, er enthält die folgenden Seiten/ Panels:
  1. Databases – selbsterklärend, nur geöffnete Datenbanken können veröffent licht werden. Zugriffsrechte können nicht für einzelne Datenbanken vergeben werden(keine oder alle) .
  2. Display – Änderungen wirken sich auf die angezeigten Felder und die Darstellung der Referenzen in der Ergebnisliste der Suchfunkt ion aus. Wiederum gelten die Einstellungen für ALLE veröffent lichten Datenbanken. Im  Feld select Output Style wählt man ein Format aus, darunter wird festgelegt ob die Referenzen mit Kurzbeschreibung angezeigt werden sollen und wie viele Referenzen pro Seite. I n der unteren Hälfte der Display- Seite wird festgelegt ob Referenzen edit ierbar sein sollen und welche Felder angezeigt werden.
  3. Set Up – Hier kann man das äußere Erscheinungsbild einer Web Publisher Seite fest legen. Im Feld “ Published Databases website descript ion” können maximal 350 Zeichen zur Beschreibung der Datenbank eingegeben werden. I n “About Page Text ” können maximal 2000 Zeichen About Text eingegeben werden, die About -Seite wird bei Klick auf den im Footer befindlichen Link angezeigt . In „Link to External website“ kann eine URL eingegeben werden auf die dann ein “Home” -Link verweist . Im „Graphic“-Feld wird der Pfad einer Grafik eingegeben die im Header erscheint . Die Grafik muss als .jpeg oder .gif vorliegen und darf nicht mehr als 200 Pixel breit und 125 Pixel hoch sein. Configure – Wenn der Web Publisher zusammen mit Reference Manager 11 beendet werden soll, setze man das entsprechende Häkchen.
  4. Web Publisher Web Server Support (= Reparatur falls irgend etwas nicht mehr wie gewollt funktioniert ) :

So kann der Web Publisher Web Server repariert werden:

1. Gehen Sie auf den Reference Manager network/ program Ordner

2. Starten Sie die Datei Reference Manager Config,exe mit tels Doppelklick

3. Wählen Sie ‚Web Publisher’ im Utility Fenster

4. Klicken Sie auf Next . Das Programm wird die Web Publisher Laufzeitumgebung wiederherstellen, selbst vorgenommene Konfigurationen der Web Publisher Web Site bleiben unverändert .

 

Installat ion:

Die Installation gestaltete sich unkompliziert ,der Hersteller empfiehlt während des Vorgangs sämtliche
Antiviren-Software zu deaktivieren. Zunächst wird
Reference Manager  installiert , erst dann lässt sich aus dem Programmverzeichnis die Workstation-
Ausführung installieren. Im Labor  wurde der RefMan-Server  installiert , drei Workstation-Installationen auf den Rechnern wurden ebenfallsdurchgeführt.

Online Suche
Äquivalent zur lokalen Suche können auch im I nternet
veröffent lichte Datenbanken durchsucht werden. Man
setze das Häkchen für „ I nternet Search“ und wähle
„Z39.50 sites“ oder eine der anderen vorgeschlagenen
37
Opt ionen. Z39.50 sowie die anderen Opt ionen sind
Suchprotokolle, ANSI -Z39.50 ist weltweit am
verbreitetsten. Neue Hosts können hinzugefügt werden,
die Eigenschaften und Verbindungsinformat ionen eines in
der Liste vorhandenen Hosts können verändert werden.
Wenn ein Host Z39.50 nicht unterstützt können Daten von
diesem Host immer noch als Textdatei gespeichert werden
und später über einen Import Filter import iert werden.
Damit ein RefMan Client direkt mit dem Server
synchronisiert werden kann muss der Server eine Z39.50
Schnit tstelle haben, was der Web Publisher nach meinem
derzeit igen Kenntnisstand nicht hat . Daher können
Datenbanken auf dem Server gegenwärt ig nur über eine
Web Publisher-Site von außerhalb der FH bearbeitet und
durchsucht werden. Um Referenzen vom Server zum
Client zu kopieren müssen diese erst manuell als Textdatei
(z.B. RIS-Format ) gespeichert und anschließend lokal
import iert werden.
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Über Wirtschaftsinformatik

Wissensmanagement Berlin-Brandenburg, Blogger zu den Themen Wirtschaftsinformatik, Wissensmanagement , Informationsmanagement, und Prozessmanagement, sowie zum Leben in Berlin und Brandenburg. Ach ja, und Games. Computerspiele aller Art, Speiele für PC, XBOX, WII, Stretegiespiele, Action, Ego Shooter, einfach alles ;-) Außerdem mag ich Pflanzen und Tiere und allgemein die Natur.
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Eine Antwort zu Reference Manager

  1. Bachelor schreibt:

    Und wozu brauche ich eine Bilbliotheks-Software mit der ich zitieren und Referenzen verwalten kann? In normalen Office Textverarbeitungsprogrammen wie Word etc gibt es das doch auch? Ich verstehe ich nicht wo der Vorteil liegt und warum ich das nochmal extern verwalten sollte.

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