Betrieb, Nutzung und Design (Webdesign) eines Intranets


Der laufende Betrieb des Intranets stellt auch die zweite große Herausforderung dar, die sich vor allem durch das interne Web ergibt. Während sich Funktionen wie E-Mail oder Newsgroups sehr gut zentral administrieren lassen, und das Webdesign vor keine Herausforderung stellen steht man beim Betrieb des internen Webs vor einem Dilemma.

Auf der einen Seite verlangt die zentrale Bereitstellung von Informatio­nen ein hohes Maß an Flexibilität, um möglichst viele Informationen möglichst einfach kommunizieren zu können. Auf der anderen Seite ist ein gutes Design der Navigation erforderlich, um Informationen wieder auffinden zu können und damit Ordnung in das Informationschaos bringen zu können. Zudem müssen interne Web-Server absolut zuverlässig arbeiten, wenn sie eine wesentliche Rolle im unternehmensinternen Informationsmanagement und -austausch übernehmen sollen. Dann nämlich werden sie zu einer geschäftskritischen Komponente.

Der primäre Widerstreit läßt sich in seinen Extremen leicht beschrei­ben: Wenn nur ein zentraler Web Server eingesetzt wird, lassen sich sowohl der zuverlässige Betrieb als auch ein gutes Navigations Design sicherstellen. Hier spielt gutes Webdesign eine zentrale Rolle. Es wird aber nur ein beschränktes Maß an Information auf diesem Web Server geben, da der Weg vom Informationsanbieter über den zentralen Betreiber des Web Server bis zur Verfügbarkeit im Intranet lang und komplex wird.

Wie nun der richtige Weg aussieht, hängt in hohem Maße von der vorhandenen Unternehmenskultur ab. Zunächst ist zu klären, welchen Freiheitsgrad die Mitarbeiter beim Austausch von Informationen haben sollen. Ein gut funktionierendes internes Web führt in der Tendenz dazu, mehr Mitarbeitern als bisher Zugang zu den Unternehmensinformationen zu geben. Das kann gerade in konservativen Unternehmen unerwünscht sein – gerade etablierte Führungskräfte könnten im Wegfall ihres bisherigen Vorsprungs an »Herrschaftswissen« eine potentielle Gefahr zu erkennen glauben. Der Aufbau eines internen Webs stellt einen wesentlichen Änderungsprozeß für die Kommunikation im Unternehmen dar – »Change Management« ist hier gefordert.

Der zweite Punkt, an dem die Unternehmenskultur eine wesentliche Rolle spielt, ist das Verhältnis zwischen IT-Abteilung und den anderen Unternehmensbereichen. Hier entscheidet sich, welches Maß an Zentralität bezüglich der Wahl an Produkten für das Intranet, beim Informationsmanagement und beim Betrieb der internen Web Server erreicht werden kann und soll. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch schon ausführende Designer und Webdesigner mit an Bord geholt werden. Eine informative Seite zum Thema Webdesign aus Brandenburg findet man übrigens hier: Brandenburger Webdesign Tutorial für BWLer.

Die einzig sinnvolle Rolle der Unternehmens-DV ist die eines Dienstleisters. Je nach Stellung im Unternehmen wird diese Service- Abteilung entweder starre Vorgaben geben oder sich im Wettbewerb messen müssen.

Der Unternehmensbereich Informationstechnologie(IT) kann aber nicht alle Inhalte im Intranet sinnvoll pflegen. Dazu weiß er zu wenig über die Informationen und ihre Zusammenhänge. Was er besser kann als alle anderen, ist jedoch der Betrieb der Server.

Die Unternehmens-DV wird damit zum Schlüsselbereich, der die Infra-struktur bereitstellt. Die Fachbereiche stellen die Inhalte ins Intranet. Sie sind die Nutzer der Infrastruktur. Diese Trennung ist technisch einfach realisierbar und findet sich häufig auch im Zusammenspiel mit externen Providern für das Internet, die nur den Server-Betrieb übernehmen, während die Inhalte aus dem Unternehmen geliefert werden.

Wenn allerdings ein hohes Maß an Einheitlichkeit im Intranet-Auftritt der einzelnen Fachabteilungen erwünscht ist, kann sich die Dienst-leisterfunktion des IT-Bereichs natürlich nicht auf den reinen Serverbetrieb beschränken. Angefangen von der Bereitstellung eines Basis Design mit Beispielen über die Auftragsentwicklung bis hin zur Java-, ActiveX- oder CGI-Programmierung reichen die Aufgaben, die von einem solchen Dienstleister übernommen werden.

Das verlangt von beiden Seiten in den meisten Unternehmen einen großen Sprung über den eigenen Schatten. Die Unternehmens-DV muss die Dienstleisterrolle akzeptieren. Die Fachbereiche müssen aber auch akzeptieren, daß im Interesse der Erfüllung von unternehmenskritischen Anforderungen ein professioneller Server-Betrieb unerlässlich ist – dieser Bereich ist keine Spielwiese für selbsternannte DV-Experten.

Diese Zweiteilung verlangt eine saubere Definition von Prozessen zwischen der Unternehmens-DV und dem Kunden ebenso wie klare Prozesse und Eskalationsregeln innerhalb des Informations-technologiebereichs. Das Zusammenspiel wird nur funktionieren, wenn die Anforderungen des Kunden innerhalb definierter Zeiträume erfüllt werden. Service Level Agreements sind hier zwingend erforderlich, ebenso wie ein professionelles Qualitätsmanagement im IT-Bereich.

Betrachtet man aber die beiden oben beschriebenen Extreme und vergleicht sie mit dem vorgestellten Modell, so wird deutlich, daß es die mit Abstand beste Lösung ist. Sie bietet auch eine Chance für die Unternehmens-DV, wieder eine aktive Rolle im Unternehmen zu übernehmen.

Ein Betrieb interner Web Server, bei denen mehr Informationen für mehr Benutzer zuverlässig verfügbar sein, funktioniert nur, wenn die Inhalte flexibel bereitgestellt und die Infrastruktur professionell betrieben wird. Das Konzept des internen Webs funktioniert nur, wenn es mehrere (logische oder virtuelle) Server gibt, die von den mit den Informationsinhalten vertrauten Bereichen und Benutzern mit Informationen bestückt werden.

Das heißt aber auch, daß sich durch das Intranet nicht nur Änderungen für die Unternehmens-DV ergeben – es ändert zwangsläufig die Art der Kommunikation und des Informationsaustauschs im Unternehmen. Auch Intranets dienen nicht primär dazu, Kosten zu sparen oder die Integration verschiedener Systeme zu erleichtern, sondern um Informationen besser zu nutzen. Hier spielt neben der allgemenen Strukurierung vor allem Usability und gutes Webdesign einie Rolle

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Über Wirtschaftsinformatik

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